Che cosa è l’efficienza operativa?

Le aziende di qualsiasi settore possono adottare misure sorprendentemente semplici per ridurre gli sprechi e rendere più felici clienti e dipendenti, migliorando al contempo i profitti. Immaginiamo che in azienda tutto fili liscio. I prodotti e servizi sono sempre di alta qualità e puntuali. I clienti ci amano e i dipendenti sono motivati e impegnati. Sembra incredibile. Questa utopia è raggiungibile con l'aiuto dell'efficienza operativa.

Come raggiungere l’efficienza operativa?

Operare in modo efficiente significa utilizzare risorse come tempo, persone, attrezzature, scorte e denaro in modo ottimizzato per servire l'azienda. Le aziende efficienti sono più snelle, agili e più produttive. L'efficienza operativa è spesso considerata erroneamente solo per le aziende manifatturiere e riguarda l'acquisto di macchine migliori e più veloci. Anche le aziende di servizi e di distribuzione ottengono notevoli rendimenti dai progetti di efficienza. E non è necessario acquistare nuove tecnologie per ottenere guadagni significativi (anche se può essere utile). Infatti, il primo passo da compiere è solitamente quello di gestire meglio il team, i processi e le informazioni per ridurre gli sprechi e creare più valore per i clienti. L'efficienza operativa eleva le organizzazioni a un livello di maturità aziendale che oggi molte aziende italiane si trovano a dover affrontare. E quando raggiungono i primi risultati dai programmi avviati dicono: "Avremmo dovuto farlo anni fa".

L'efficienza operativa aiuta a eliminare gli sprechi

Secondo alcune stime, nella media delle piccole e medie imprese solo il 15-20% della giornata lavorativa di un dipendente viene dedicato ad attività puramente produttive. L'obiettivo di una mentalità di efficienza operativa è quello di ridurre o limitare il tempo trascorso dai lavoratori in attività non a valore aggiunto o in processi inefficienti. Massimizzando la quantità di lavoro a valore aggiunto svolto dai dipendenti, l'esercizio di efficienza operativa può rendere un'azienda molto più competitiva e pro!bile. I dirigenti d'azienda sono spesso stupiti nel rendersi conto di quanti sprechi esistano in realtà nella loro azienda.Che cosa sono gli sprechi? E quali sono i vantaggi che se ne trae dalla loro riduzione o eliminazione? Spesso le aziende sono altrettanto sorprese dalla semplicità di alcuni cambiamenti e dai benefici sostanziali, come la riduzione dei costi, dei tempi e dei tassi di produzione:

• riduzione dei costi, dei tempi di consegna e dei tassi di incidenti ed errori
• clienti e forza lavoro più soddisfatti
• maggiore chiarezza per il team sul funzionamento dell'azienda
• maggiore adattabilità alle nuove sfide e opportunità aziendali (come quelle poste dalla pandemia)

Il miglioramento dell'efficienza può (e deve) essere una parte fondamentale della strategia aziendale.Molti imprenditori credono che la costante "lotta" o il controllo delle crisi significhi che la loro azienda è gestita in modo efficace. In realtà, il titolare dell'azienda è diventato una vittima di questo “rumore” e la gestione della crisi è la normalità. L'efficienza operativa consiste nel ridurre il “rumore”.Immaginiamo un'azienda che stia esaurendo lo spazio nella sua struttura e stia progettando di acquistare un altro edificio. Con una consulenza mirata e l’avvio di un programma di efficienza operativa, l'azienda potrebbe scoprire che sta sprecando molto spazio nella struttura esistente e quindi trovare il modo di riorganizzare la produzione in modo più efficiente. Al termine del progetto, il nuovo edificio non sarà più necessario e l'azienda si ritroverà con un'area in più nella struttura esistente, che potrebbe subaffittare generando un reddito aggiuntivo.

Come diagnosticare i problemi di efficienza operativa?

La situazione tipica è che i dirigenti di un'azienda iniziano a essere impantanati o esausti per il fatto di tentare di spegnere continuamente gli incendi, sono bombardati da richieste di emergenza, esigenze dei clienti in continua evoluzione o dipendenti alle prese con continue interruzioni della loro giornata. I leader passano il loro tempo a essere reattivi e non aggiungono valore prevenendo proattivamente i problemi prima che si verifichino.

Mancanza di attenzione alla risoluzione dei problemi fondamentali

I problemi operativi spesso si accumulano nel tempo, in modo impercettibile, quando le aziende crescono ad hoc, aggiungendo nuovi dipendenti, macchinari e processi in modo disordinato e con una pianificazione strategica inadeguata. Ci si accorge di non avere più spazio nell'edificio, di rilevare molta difettosità e di non riuscire a soddisfare la domanda dei clienti, oppure di fare un sacco di straordinari senza raggiungere gli obiettivi.

Come migliorare l'efficienza operativa?

Si potrebbe sospettare che ci siano delle inefficienze in azienda, se si stanno sperimentando effetti come il calo dei profitti, la difficoltà a soddisfare la domanda o addirittura la perdita di fatturato. La buona notizia è che si può incrementare rapidamente la produttività con un esercizio di efficienza operativa. Gli esercizi di efficienza operativa seguono generalmente le seguenti fasi:

1. Comprendere lo stato attuale. Una valutazione dello stato attuale comprende in genere:

• l'esame delle prestazioni finanziarie
• il calcolo delle metriche di produttività dei dipendenti e il benchmarking con le aziende di pari livello (ad esempio, utilizzando l'indice di creazione di valore)
• visite in loco, interviste e workshop con i proprietari, la direzione e i dipendenti per comprendere l'azienda
• visione, obiettivi, strategie e cultura
• politiche e struttura organizzativa
• processi, flusso di lavoro (ad esempio, utilizzando una mappa dei processi) e colli di bottiglia
• analisi delle aree di spreco (ad esempio, spreco di lavoro, di tempo, di movimento, di risorse o di spazio) guidata dai principi lean
• valutazione dell'efficienza dell'azienda in diverse aree, come il controllo della qualità, la gestione delle scorte e i metodi di lavoro
• studiare le principali cause dei problemi, utilizzando strumenti come l'analisi delle cause profonde (ad esempio un diagramma a spina di pesce o di ishikawa) e l'analisi di pareto

La verità sui processi aziendali

Non è raro che la percezione di come funzionano le cose, da parte dei leader aziendali, differisca in modo significativo da ciò che accade realmente sul campo. È importante avere una visione chiara dell'intera azienda, non solo delle aree problematiche. Se ci si limita a cercare di risolvere i problemi senza una buona comprensione dell'intera azienda, si rischia di fare solo più fatica e di non arrivare alle cause principali. Non vogliamo mettere un cerotto a un problema. Vogliamo risolvere il problema fondamentale. Detto questo, se esiste un problema urgente, si può proporre una soluzione temporanea per raddrizzare rapidamente la rotta, per poi prendersi il tempo necessario per lavorare su soluzioni a lungo termine.

2. Sviluppare progetti prioritari e un piano d'azione

Il passo successivo consiste nell'utilizzare la valutazione dello stato attuale per identificare un elenco prioritario di soluzioni che avranno il massimo impatto nell'affrontare le cause principali dei problemi.I progetti possono essere suddivisi in due gruppi:

• Progetti rapidi che possono essere portati a termine nelle prossime quattro settimane o poco più. È utile averne fino ad un massimo di tre in corso contemporaneamente e assegnati a persone di alto livello che hanno la responsabilità e l'autorità per apportare cambiamenti positivi.
• Progetti aggiuntivi da realizzare nell'arco di sei-dodici mesi. Si tratta di cambiamenti di livello più aziendale ed organizzativo, che potrebbero interessare diversi reparti o unità della azienda. È importante identificare tutti gli stakeholder che devono essere coinvolti e dare loro il potere di formulare raccomandazioni e cambiamenti.

Per entrambi i tipi di progetti, è necessario creare un piano d'azione che specifichi chi porterà avanti ogni iniziativa, una tempistica per il completamento e indicatori chiave di prestazione (KPI) o milestones per monitorarne i progressi e l'impatto.Tra i progetti di efficienza operativa comunemente raccomandabili a molte PMI:

• Migliorare le capacità di gestione dei supervisoriSintomi: i supervisori hanno spesso una formazione manageriale scarsa o nulla, i progetti non vengono portati a termine, la mancanza di pianificazione porta a errori e ritardiSoluzioni: Gestione attiva delle risorse umane e miglioramento della comunicazione
• Creare un luogo di lavoro più ordinato, pulito ed efficienteSintomi: gli spazi di lavoro sono pieni di disordine, gli oggetti vengono persi o collocati in modo errato, i rischi per la sicurezza causano incidentiSoluzione: Metodologia 5S
• Implementazione di una dashboard delle prestazioniSintomi: nessuna idea di come l'azienda stia andandoSoluzione: una dashboard con KPI e obiettiviNel definire le priorità delle soluzioni, ci si deve assicurare di avere una visione olistica dell'azienda: un programma di efficienza per triplicare la produzione, che potrebbe sembrare un grande successo per l'azienda, può portare in realtà al caos nei reparti di imballaggio e spedizione se non sono pronti per gestire i maggiori volumi.Bisogna fare attenzione a non spingere il collo di bottiglia, o la sfida, a valle.

3. Stabilire i giusti indicatori di prestazione (KPI)

Per raggiungere gli obiettivi di produzione servono obiettivi di performance ambiziosi ma realistici. Se si raggiungono gli obiettivi è perché si è lavorato bene e il nuovo approccio deve essere standardizzato. Se l'obiettivo non viene raggiunto, occorre capire perché e stabilire una strategia con il team per raggiungerlo. Bisogna evitare obiettivi che non verranno mai raggiunti, creerebbero frustrazione nel team, di contro obiettivi che vengono raggiunti ogni giorno son troppo facili, e quindi non stimolanti.Questi sono alcuni dei KPI più comuni utilizzati per misurare l'efficienza operativa:

• Qualità: spesso misurata osservando la percentuale di scarti. Questo indicatore è spesso combinato con un indicatore del cliente (ad es. la percentuale di resi o il numero di reclami)
• Efficienza: in relazione al costo di produzione. Questo indicatore viene spesso misurato confrontando il tempo previsto per l'esecuzione di un'attività identificata con il tempo effettivamente impiegato per tale attività
• Tempo di consegna (lead time): spesso considerato l'indicatore più importante, il tempo di consegna misura il tempo impiegato dal ricevimento dell'ordine alla consegna finale, con l'obiettivo di ridurre significativamente i tempi di produzione, gli sprechi e gli errori e di aumentare la soddisfazione dei clienti. Questa misura ha solitamente un effetto a catena sugli altri indicatori.
• Salute e sicurezza: le aziende tengono traccia del numero di giorni senza incidenti o del numero di giorni senza incidenti minori. La pandemia COVID ha creato un nuovo aspetto di questa misurazione: le aziende hanno dovuto assicurarsi che nessun dipendente fosse stato colpito dal virus

4. Implementare il cambiamento e migliorare continuamente

I cambiamenti in azienda spesso incontrano la resistenza dei dipendenti. È importante dare al team il tempo, le risorse e il supporto (comprese le informazioni, la formazione e i tool) necessari per un'implementazione di successo.Una buona prassi per la gestione del cambiamento prevede di:

• Ottenere il consenso: spiegare come il cambiamento risolverà i problemi, renderà la vita più facile al team e porterà a clienti più soddisfatti. I dipendenti devono convincersi che il cambiamento sarà vantaggioso. Hanno bisogno di essere istruiti sul motivo del cambiamento e sull'importanza che esso riveste per il loro ruolo e àer i loro clienti. Un cambiamento fine a se stesso non va mai bene.
• Incontrarsi regolarmente: organizzare regolarmente team meeting per monitorare i progressi su KPI o milestones, esaminare le dashboard, seguire la pianificazione della produzione, così da responsabilizzare tutti, celebrare i successi e identificare le aree di miglioramento. Una breve riunione giornaliera (di 10-15 minuti) è già sufficiente - in una situazione di crisi, questi meeting possono essere tenute due volte al giorno, all'inizio e a metà giornata, per aiutare il team ad adattarsi rapidamente.
• Aggiornare il piano: una volta completato il piano d'azione, si deve rifare l'esercizio, creando un nuovo piano d'azione per i prossimi sei o 12 mesi: in questo modo si crea una cultura del miglioramento continuo.
• Incoraggiare la partecipazione del team: si può misurare il numero di miglioramenti dei processi introdotti dal team. È fondamentale formare i dipendenti a comprendere le basi dell'efficienza operativa (come gli sprechi e il valore aggiunto). Un buon metodo per presentare i miglioramenti attuati è, ad esempio, realizzare un video di un minuto (non importa la qualità, ma il contenuto): condividendolo con l’organizzazione si stimola la creatività e motivano le persone.

Le aziende devono assumere l’impegno di rivedere costantemente le proprie operations e le modalità di ottimizzazione, mettere al primo posto i propri dipendenti, facilitarne il lavoro e fare in modo da generare la loro soddisfazione e senso di realizzazione ogni giorno.

5. Introdurre le tecnologie digitali

Le aziende devono prendere in considerazione le tecnologie digitali 4.0 sin dall'inizio, quando intraprendono un percorso di efficienza operativa. Pensando allo shopfloor, ad esempio, queste tecnologie includono dashboard di produzione digitali, che forniscono una rappresentazione visiva in tempo reale degli indicatori di performance. Questi dati aiutano ad avvisare il personale chiave di situazioni che richiedono un'attenzione immediata, o a rilevare e analizzare le cause alla radice dei tempi di inattività non pianificati e degli scarti. Un sistema di gestione dei programmi giornalieri è un altro tipo di software indispensabile, pensiamo alle aziende manifatturiere, ma può essere esteso anche alle aziende di servizi: consente ai manager di monitorare l'avanzamento di un progetto, di un'attività o di un processo, può aiutare ad automatizzare il flusso di lavoro, l'assegnazione dei compiti e i promemoria, garantendo al contempo la chiarezza dei ruoli e delle responsabilità.

In conclusione, adottare misure per aumentare l'efficienza operativa non è soltanto una strategia vincente per le aziende manifatturiere, ma un approccio universale per ogni tipo di impresa che mira al successo. Non si tratta solo di acquisire nuove tecnologie, ma di rivedere e ottimizzare ogni aspetto della gestione aziendale, dalla pianificazione strategica alla gestione delle risorse umane, passando per l'organizzazione dei processi e l'uso degli spazi. La riduzione degli sprechi e l'incremento dell'efficienza non solo riducono i costi e migliorano i profitti, ma contribuiscono anche a un ambiente di lavoro più gratificante per dipendenti e a una maggiore soddisfazione dei clienti. In un mondo in rapida evoluzione e sempre più competitivo, l'efficienza operativa non è più un'opzione, ma una necessità. Le aziende che si impegnano in questo percorso scoprono spesso che i benefici superano di gran lunga l'investimento iniziale, non solo in termini economici, ma anche come miglioramento continuo della loro cultura aziendale.