Come ottimizzare tempo e risorse per potenziare il proprio business

Nella gestione di un budget c'è una voce che, se non in chiaro e cubitale, viene scritta e sottoscritta tra le più importanti: ottimizzazione.

Cercare di coordinare al meglio il proprio tempo e le proprie risorse per garantirsi un workflow eccellente è un'arte che si affina, però, con esperienza e tentativi.Si investe denaro, ma soprattutto tempo e risorse: questo è quello che ogni imprenditore sa fin dall'inizio della propria avventura nell'apertura (o nell'acquisizione) di un nuovo business. Quello che spesso si ignora, invece, è che anche gli investimenti del secondo tipo si possono ottimizzare: vediamo come.

Le risorse aziendali: vero carburante della PMI

Partiamo dalle seconde: se vogliamo ottimizzare le nostre risorse aziendali dobbiamo prima di tutto capire di cosa stiamo parlando.Nello specifico, parliamo di tutto quello che circola dentro e fuori dalla nostra azienda, sia a livello interno che esterno; comprendono quindi prodotti, servizi, materiali, immobili, asset economici e persone, sia come clienti che dipendenti e management. Al contempo, possiamo dividerle in risorse tangibili e intangibili. Se nel primo gruppo possiamo inserire quelle citate prima, nel secondo collochiamo tutto l'"impegno" che ogni elemento della nostra azienda mette nella crescita della compagnia. Intendiamo quindi le metodologie di lavoro e i loro processi codificati nel tempo, le tecniche per portare in azienda innovazione e sviluppo, le immense moli di dati acquisiti e utilizzati, ma anche la cultura aziendale e la reputazione del brand, la loyalty dei clienti e, infine, la brand awareness che dipende da questi ultimi.Va da sé che, se già la gestione di questa consistente mole di risorse richieda un impegno non indifferente, lavorare per ottimizzare il tutto diventa a questo punto cruciale. Quello che si rischia di perdere, oltre a eventuali spese, è un bene di vitale importanza: il tempo.

L'importanza del tempo in azienda

Non si rimborsa, non si recupera, non si crea dal nulla; in azienda, il tempo è davvero la risorsa più complessa da concepire e razionalizzare, e la più preziosa da spendere e dividere.Gestirne correttamente l’uso significa, in fin dei conti, rendere ogni processo e operazione in azienda quanto più efficiente e proficuo. Entrando però nell’ottica del time management, ci si accorge che non è un lavoro da novellini; le capacità di analisi, organizzazione, pianificazione e ottimizzazione sono di primaria importanza, così come la prontezza di reazione in caso di impasse o crisi.Ci si ritrova a coordinare un mix tra pianificazione e improvvisazione, come un musicista su palco che, a una variazione del tempo, riesce a rientrare in battuta e far faville.Le conseguenze, in caso di una mancata gestione e controllo del tempo, vanno a creare diversi problemi nel panorama aziendale: intoppi di dimensioni variabili nella produttività, aumento dei costi, disorganizzazione dei diversi team, ritardi nella chiusura di task e nel rispetto delle scadenze, con tutte le ripercussioni del caso.

Come ottimizzare quindi il tempo, e di conseguenza l’uso delle proprie risorse?

Per riuscire a ottenere il meglio dal proprio time management esistono sia best practice, per una crescita organica e consapevole, sia tool, che garantiscono un aiuto concreto e, soprattutto, misurabile e analizzabile.L'ideale sarebbe scandire diversi passi da seguire, in modo da avere una sorta di vademecum standard; d'altra parte, essendo ogni realtà aziendale un piccolo universo a sé stante, tutto è passibile di personalizzazione, in modo da adattare le diverse proposte alle necessità del proprio ecosistema di lavoro:

• analisi: com'è impiegato il tempo in azienda? Tutti i processi hanno un inizio e una fine scanditi e schedulati, o sono abbandonati al momento più comodo? Ci si avvale di programmi di tracciamento e task manager?
• priorità: esiste una gerarchia delle task in base all'importanza? Ci sono delle prassi da seguire in caso di urgenze? È stato tutto programmato per livelli di priorità sulla base di una scala?
• work-stop balance: sono state fissate delle pause regolari? C'è un bilanciamento adeguato tra produttività e distrazione? Si sono prese le misure necessarie per contrastare sedentarietà, noia e mancanza di ispirazione?

Tutti questi piccoli interventi non solo vanno a disegnare una timetable più scorrevole ed efficiente, ma contribuiscono a creare un ambiente di lavoro sicuramente più produttivo.In definitiva, le stesse risorse aziendali, sia lato people che legate ai concetti di produttività e risultati, e tutto ciò che ne deriva, andranno incontro a un incremento operativo che, sembra quasi banale notarlo, viene direttamente da una corretta ottimizzazione del proprio tempo: una chiusura del cerchio a dir poco perfetta.